Co zamiast Meta Workplace?

Gdy Meta ogłosiła, że Workplace – jej platforma komunikacyjna do współpracy w organizacjach zostanie zamknięta, przedsiębiorcy zostali zmuszeni do znalezienia alternatywnego rozwiązania do komunikacji i współpracy w zespołach.

Na rynku istnieje wiele cyfrowych narzędzi, które z powodzeniem mogą zastąpić używaną dotychczas platformę Facebooka. Jednym z nich jest firmowy intranet. Dla przypomnienia - wszyscy użytkownicy platformy Workplace mogą z niej korzystać do końca sierpnia 2025 roku. Po tym czasie będzie dostępna wyłącznie do odczytywania i pobierania danych.

Migracja do platformy intranetowej jako długoterminowe rozwiązanie

Jednym z alternatywnych rozwiązań dla Workplace jest migracja do firmowego intranetu, który oferuje wiele funkcjonalności podobnych do tych na platformie Facebooka, zapewniając przy tym m.in. lepszą kontrolę nad danymi i większe możliwości personalizacji. Intranet to znacznie więcej niż społecznościowa platforma.

Dlaczego jeszcze warto wybrać intranet?

• Brak ryzyka nagłego zamknięcia platformy – portal intranetowy wdrażany jest indywidualnie dla klienta
   
• Integracja z firmowymi systemami – możliwość szybkiej i sprawnej integracji z firmowymi systemami
   
• Dedykowane rozwiązania – oprócz wdrożenia standardowych modułów, istnieje możliwość zaprojektowania indywidualnych funkcjonalności, aby spełnić wszystkie potrzeby organizacji
   
• Funkcje społecznościowe – intranet podobnie jak Workplace od Mety, posiada rozbudowane funkcjonalności o charakterze społecznościowym
   
• Większe możliwości w zakresie zarządzania dokumentami, procesami czy bazą wiedzy
   
• Mobilny dostęp – intranet jest dostępny zarówno w biurze, jak i poza nim
   
• Wsparcie AI – nowoczesne intranety oferują funkcjonalności wspierane przez AI, jak np. generowanie obrazów, treści czy asystent pomocy w precyzyjnym wyszukiwaniu treści
   
• Prosty i intuicyjny w obsłudze, z domyślną lub dedykowaną szatą graficzną, dopasowaną do organizacji

Jakie funkcjonalności oferuje intranet?

Intranet firmowy posiada szeroki zakres funkcjonalności: od społecznościowych, po organizacyjne, biznesowe, do umożliwiających sprawną współpracę w zespołach. Oto przykłady niektórych z nich:

• Baza dokumentów - pozwala na przechowywanie wszelkich potrzebnych pracownikom dokumentów. Każdy dokument może być zakwalifikowany do kategorii tematycznych, co ułatwia jego znalezienie. Dodatkowo dedykowana wyszukiwarka usprawnia korzystanie z bazy i pozwala na szybkie wyszukanie po frazach kluczowych również w treści załączników. Co więcej, wpięcie AI do wyszukiwarki znacznie przybliża użytkownika do odnalezienia konkretnych dokumentów w bardzo krótkim czasie.
   
• Baza pracowników - wyświetla wszystkie informacje o pracowniku pochodzące z różnych źródeł/innych systemów, np. zdjęcie pracownika, dane teleadresowe, stanowisko, numer pokoju, przełożonych, zespół czy nieobecności.
   
• Rezerwacja zasobów – umożliwia szybką i bezkonfliktową rezerwację zasobów w firmie (np. samochody, sale).
   
• Wall - przestrzeń, w której pracownicy mogą publikować samodzielnie różnego rodzaju posty.
   
• Tablica ogłoszeń - dodawanie ogłoszeń przez każdego z pracowników, również tych niezwiązanych ze sprawami zawodowymi.
   
• Chat – komunikator firmowy.
   
• Galeria zdjęć – prezentuje zdjęcia z firmowych wydarzeń wraz z opisami. Istnieje możliwość tworzenia własnych galerii przez pracowników.
   
• Komentarze i lajki – możliwość komentowania i reagowania na publikacje w intranecie.
   
• Kalendarz wydarzeń - w przejrzysty sposób prezentuje wydarzenia firmowe czy ważne daty.
   
• Formularze i ankiety – szybkie i proste tworzenie różnego rodzaju formularzy, ankiet oraz możliwość profilowania ich do konkretnych grup odbiorców.

Jak przeprowadzić migrację z Workplace do intranetu?

Analiza potrzeb i wybór platformy

Gruntowna analiza potrzeb pozwala określić najważniejsze aspekty, które nakreślają kierunek podczas projektowania intranetu. Wybór nowego rozwiązania powinien opierać się na wspomnianych wcześniej potrzebach, obecnych wymaganiach i oczekiwaniach użytkowników platformy.

Migracja danych do intranetu

Odbywa się za pomocą API lub exportu danych z systemu. Zanim jednak dojdzie do wymiany, warto zaplanować ten proces, np. określić co dokładnie przenieść z Workplace czy sprawdzić, które funkcje Workplace można zastąpić w intranecie.

Rozwiązania dedykowane i integracje

W zależności od potrzeb, intranet może wymagać wdrożenia dedykowanych rozwiązań i dopasowania go do obecnych potrzeb jego użytkowników. Istnieje również możliwość integracji intranetu z innymi systemami, jak np. e-learning, w celu stworzenia jednolitego ekosystemu technologicznego.

Testowanie i optymalizacja

Każde wdrożenie musi być odpowiednio przetestowane i zoptymalizowane pod jego odbiorców. Dzięki temu mamy pewność, że intranet działa zgodnie z oczekiwaniami.

Szkolenie pracowników

Nowe narzędzie wdrażane w organizacji zawsze wymaga przeszkolenia wszystkich jego przyszłych użytkowników – zarówno administratorów, jak i pracowników. Można tego dokonać za pomocą platformy e-learningowej zintegrowanej z intranetem.

Podsumowanie

Organizacje powinny jak najszybciej podjąć decyzję dotyczącą wyboru nowej platformy komunikacji wewnętrznej. Warto rozważyć rozwiązania, które zapewnią długoterminową stabilność, elastyczność i będą maksymalnie dopasowane do obecnych potrzeb i wymagań jej użytkowników.

Inwestycja w intranet może okazać się kluczowym krokiem do cyfrowej transformacji w organizacji, a dobrze przemyślane rozwiązanie przyczyni się do oszczędności i wzrostu efektywności w obszarze komunikacji.